Datenschutz in aiFind (EU-DSGVO)

Beschreibung

aiFind stellt verschiedene Funktionen bereit, die dich bei der Umsetzung datenschutzrechtlicher Anforderungen im Recruiting- und Vertriebsalltag unterstützen.

In diesem Artikel erhältst du einen Überblick über die wichtigsten Datenschutzfunktionen in aiFind sowie Hinweise zur Verarbeitung, Speicherung, Auskunft und Löschung personenbezogener Daten.

Arbeitet aiFind datenschutzkonform?

aiFind ist so konzipiert, dass es bei datenschutzkonformer Nutzung die Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) unterstützt.

• Personenbezogene Daten werden ausschließlich in Deutschland gespeichert.

• Die Datenverarbeitung erfolgt innerhalb der EU.

• Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO steht auf unserer Webseite zur Verfügung.

• Neue Funktionen sowie eingesetzte Dienstleister werden im Rahmen unserer internen IT-Security- und Datenschutzprozesse geprüft.

Hinweis:
aiFind stellt technische und organisatorische Maßnahmen zur Unterstützung der DSGVO bereit.
Die rechtliche Verantwortung für die Zulässigkeit der jeweiligen Datenverarbeitung liegt beim Kunden als Verantwortlichem im Sinne der DSGVO.

Funktionsübersicht

aiFind bietet verschiedene Funktionen, die dich bei der Umsetzung datenschutzrechtlicher Anforderungen unterstützen:

• Datenschutzreport

• Double-Opt-in-Verfahren

• Opt-out und Abmeldung

• Datenauskunft für Kandidaten und Manager

• Löschen und Anonymisieren

Datenschutzreport

Eine im Recruiting- und Vertriebsumfeld häufig relevante Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist das berechtigte Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Ob ein berechtigtes Interesse vorliegt und die Voraussetzungen für eine Verarbeitung erfüllt sind, muss jedoch immer im Einzelfall geprüft werden.

Entfällt der Zweck der Verarbeitung oder besteht keine entsprechende Rechtsgrundlage mehr, sind personenbezogene Daten grundsätzlich zu löschen, sofern keine andere Rechtsgrundlage oder gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

aiFind stellt hierfür einen Datenschutzreport bereit, der insbesondere im Kandidatenmanagement Transparenz über relevante Fristen und Zustände schafft.

Wichtig:
aiFind zeigt relevante Fristen und Zustände an, nimmt jedoch keine automatische Löschung personenbezogener Daten vor.
Die Entscheidung über die weitere Speicherung oder Löschung liegt beim jeweiligen Kunden.

Speicherdauer von Kandidatendaten

Während eines Bewerbungsprozesses

Personenbezogene Daten von Kandidaten können für die Dauer eines laufenden Bewerbungsprozesses verarbeitet werden, sofern hierfür eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht.

Nach Abschluss eines Bewerbungsverfahrens können die Daten in der Regel noch für einen begrenzten Zeitraum aufbewahrt werden.

Häufig wird hierfür ein Zeitraum von bis zu sechs Monaten zugrunde gelegt, um sich gegen mögliche Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verteidigen zu können.

Dieser Zeitraum stellt keine gesetzliche Mindestaufbewahrungsfrist dar. Die Zulässigkeit der Speicherung ist im jeweiligen Einzelfall zu prüfen.

Verlängerte Speicherung

Eine längere Speicherung kann zulässig sein, wenn hierfür eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht, beispielsweise wenn:

• eine wirksame Einwilligung, zum Beispiel für die Aufnahme in einen Talentpool, vorliegt

• sich der Kandidat in weiteren aktiven Bewerbungsprozessen befindet

• eine erfolgreiche Vermittlung erfolgt ist und eine weitere Speicherung rechtlich erforderlich oder zulässig ist

Auch in diesen Fällen gelten insbesondere die Grundsätze der Zweckbindung und Datenminimierung.

Speicherdauer von Kundendaten und Managern

Bei geschäftlichen Kontakten kann ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung personenbezogener Daten bestehen, sofern eine entsprechende Interessenabwägung zugunsten des Verantwortlichen ausfällt.

Es bestehen hierfür keine pauschalen gesetzlichen Speicherfristen. Die Zulässigkeit und Dauer der Speicherung muss anhand des jeweiligen Zwecks und der zugrunde liegenden Rechtsgrundlage beurteilt werden.

Grundsätzlich gilt:

• Es sollten nur die personenbezogenen Daten gespeichert werden, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.

• Die Speicherung sollte auf den jeweiligen Zweck begrenzt sein.

Eine fortdauernde Verarbeitung kann beispielsweise zulässig sein, wenn:

• eine wirksame Einwilligung in werbliche Kommunikation vorliegt

• ein laufendes Vertrags- oder Rahmenverhältnis besteht

• eine erfolgreiche Vermittlung erfolgt ist und eine weitere Speicherung erforderlich oder zulässig ist

Double-Opt-in-Verfahren

Für die Dokumentation einer Einwilligung in werbliche Kommunikation, insbesondere im Zusammenhang mit § 7 UWG, stellt aiFind ein Double-Opt-in-Verfahren bereit.

Dabei erhält der Kandidat oder Manager eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst durch das aktive Anklicken des Links wird die Einwilligung bestätigt.

aiFind dokumentiert dabei unter anderem:

• den Zeitpunkt der Einwilligung

• die Quelle der Einwilligung

• den aktuellen Status

Das Verfahren unterstützt damit die Nachweisbarkeit einer erteilten Einwilligung.

Hinweis:
Ob für eine konkrete Nachricht eine Einwilligung erforderlich ist, hängt von Inhalt, Zweck und rechtlichem Kontext der Kommunikation ab. Rein transaktionale oder sachliche Kommunikation kann anderen rechtlichen Voraussetzungen unterliegen als werbliche Kommunikation.

Beispiel für eine Begrüßungsmail

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank, dass wir Sie als Geschäftspartner der Muster GmbH begrüßen dürfen.

Um Ihnen zukünftig relevante Angebote unterbreiten zu können, bitten wir Sie, Ihre E-Mail-Adresse über den beigefügten Link zu bestätigen.

(Bestätigungslink)

Alles rund ums Thema Datenschutz:
Die Muster GmbH nimmt den Datenschutz sehr ernst. Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Abmeldung von Angeboten:
Am Ende jeder entsprechenden Nachricht finden Sie einen Abmeldelink. Über diesen können Sie sich jederzeit von weiteren Angeboten abmelden.

Mit freundlichen Grüßen
Ihr Team der Muster GmbH

Opt-out und Abmeldung

Empfänger können eine erteilte Einwilligung in werbliche Kommunikation grundsätzlich jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

E-Mail Kampagnen in aiFind enthalten hierfür einen Abmeldelink.

Zusätzlich kann ein Opt-out manuell im jeweiligen Datensatz hinterlegt werden.

In aiFind gilt:

• Kontakte ohne den erforderlichen gültigen Opt-in können von Kampagnen ausgeschlossen werden.

• Nicht versendete Nachrichten werden in der Kampagnenauswertung entsprechend gekennzeichnet, beispielsweise als Ignored.

Datenauskunft für Kandidaten und Manager

Betroffene Personen haben gemäß Art. 15 DSGVO unter den dort genannten Voraussetzungen ein Recht auf Auskunft über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten.

aiFind unterstützt die Erstellung eines entsprechenden Auskunftsberichts direkt im Bereich Personal information des jeweiligen Datensatzes.

Der Bericht enthält die für die Auskunft vorgesehenen personenbezogenen Daten.

Interne Kommentare oder Informationen, die nicht Bestandteil der jeweiligen Auskunft sind, werden nicht automatisch aufgenommen.

Löschen und Anonymisieren

Gemäß Art. 17 DSGVO kann unter den dort genannten Voraussetzungen ein Anspruch auf Löschung personenbezogener Daten bestehen.

Eine Löschung oder Anonymisierung kann erfolgen, sofern keine andere Rechtsgrundlage oder gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Wichtig:
Nach einer vollständigen Löschung eines Datensatzes kann über aiFind keine spätere Datenauskunft zu den gelöschten Informationen mehr erstellt werden.

Bei entsprechenden Anfragen kann daher folgende Reihenfolge sinnvoll sein:

1. Datenauskunft prüfen bzw. erstellen

2. Daten löschen oder anonymisieren

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, beispielsweise nach handels- oder steuerrechtlichen Vorschriften, bleiben davon unberührt.

Wichtiger Hinweis

Die in diesem Artikel beschriebenen Funktionen unterstützen dich bei der Umsetzung datenschutzrechtlicher Prozesse in aiFind.

Sie ersetzen jedoch keine individuelle rechtliche Prüfung oder Beratung.

Welche Rechtsgrundlage anwendbar ist, wie lange personenbezogene Daten gespeichert werden dürfen und welche Maßnahmen im konkreten Fall erforderlich sind, hängt immer vom jeweiligen Verarbeitungsvorgang und den Umständen des Einzelfalls ab.